KI-basierte Chatbots verändern derzeit in rasantem Tempo die Wissensarbeit im Büroalltag. Besonders bei klar strukturierten Textaufgaben wie E-Mails, Protokollen oder Zusammenfassungen liefern sie inzwischen zuverlässig Ergebnisse, die sich direkt weiterverwenden lassen. Bei der Erstellung von Präsentationen ist die Situation jedoch komplexer: Hier müssen Text, Daten, Visualisierungen und eine konsistente Argumentationslinie zusammenspielen. Gerade bei Management-Präsentationen, die mehrere dieser Elemente integrieren, bleibt das Ergebnis einer vollständig automatisierten Erstellung bislang häufig hinter den Erwartungen zurück. KI-generierte Folien sind häufig höchstens Durchschnitt.
Dennoch kann generative KI im Präsentationsprozess bereits heute einen spürbaren Mehrwert leisten. Sie kann die Folienerstellung beschleunigen und in vielen Fällen auch qualitativ verbessern. Dadurch verschiebt sich der Fokus stärker weg vom operativen „Klicken“ hin zur eigentlichen inhaltlichen Arbeit: Problemverständnis, Strukturierung und Entwicklung einer überzeugenden Storyline.
Im Folgenden werden 7 praktische Tipps für überzeugende Folien (einschließlich Promptbeispiele) vorgestellt, wie sich KI gezielt bei der Erstellung von Management-Folien einsetzen lässt. Dabei wird berücksichtigt, dass in vielen Organisationen derzeit kein umfassender Zugriff auf alle KI-Funktionen besteht und der Einsatz häufig auf Text- und Bildgenerierung beschränkt ist.
1. KI als Ratgeberin
Die „Intelligenz“ von Sprachmodellen lässt sich in der Folienerstellung vor allem als beratende Unterstützung nutzen. KI kann Hinweise geben, Ideen entwickeln oder erste Entwürfe für Struktur, Formulierungen und Visualisierungen vorschlagen. In dieser Rolle fungiert sie weniger als automatischer Produzent fertiger Inhalte, sondern vielmehr als Sparringspartnerin im Denkprozess.
Für eine hohe Qualität der Präsentation ist entscheidend, dass KI in erster Linie als Ideengeberin eingesetzt wird. Wird ihr Output unkritisch übernommen, entstehen häufig plakative Aussagen, generische Formulierungen und ein austauschbarer Stil. KI-generierte Vorschläge sollten daher stets als Ausgangspunkt verstanden werden. Sie müssen kritisch geprüft, inhaltlich geschärft und sprachlich so überarbeitet werden, dass sie zur eigenen Argumentation und zum jeweiligen Kontext der Präsentation passen.
KI kann hierbei insbesondere bei drei Aufgaben wertvolle Tipps geben:
A. Struktur & Storytelling
Bei der Entwicklung einer guten Präsentation ist eine überzeugende inhaltliche Struktur oft unerlässlich. Sprachmodelle können hier als Denkpartnerin dienen. Sie helfen, erste Strukturvorschläge zu entwickeln und mögliche Argumentationslinien sichtbar zu machen.
Promptbeispiel
Ich möchte eine Präsentation zum Thema [Thema] erstellen.
Die Präsentation richtet sich an [Zielgruppe].
Mein Ziel ist [Ziel / Entscheidung / Erkenntnis].
Bisher habe ich folgende zentrale Ergebnisse erarbeitet:
[Kernergebnisse]
Bitte schlage mir eine sinnvolle Storyline als Serie von Kernaussagen (Action Titles) vor.
Die Storyline soll mit einer starken Einleitung beginnen, einen klaren Spannungsbogen entwickeln und am Ende eine konkrete Handlungsempfehlung enthalten.
Die Struktur soll aus maximal sechs Kapiteln bestehen.
Zu jedem Kapitel bitte kurz erläutern, welche Argumentation oder Analyse dort stattfinden sollte.B. Formulierung
Gute Folien leben von klaren, prägnanten Aussagen. KI kann dabei unterstützen, längere Texte auf wenige verständliche Bulletpoints zu reduzieren.
Promptbeispiel
Bitte verdichte den Inhalt auf maximal 5 prägnante Bulletpoints.
Achte darauf, dass die Bullets klar, verständlich und ohne Füllwörter formuliert sind.
Jeder Bullet soll nur eine Hauptaussage enthalten.
Schlage mir Fettung oder Hervorhebung vor, falls sinnvoll.
Hier der Text: [Text]C. Visualisierung
Visuelle Darstellungen können komplexe Inhalte schneller verständlich machen als reiner Text. Eine passende Grafik kann Zusammenhänge, Unterschiede oder Entwicklungen oft deutlich klarer vermitteln als eine Liste von Zahlen oder Argumenten. KI kann dabei helfen, geeignete Darstellungsformen zu identifizieren und konkrete Vorschläge für den Aufbau einer überzeugenden Visualisierung zu entwickeln.
Promptbeispiel
Mein Ziel ist es, die zentralen Erkenntnisse klar, verständlich und überzeugend zu visualisieren, sodass das Publikum die wichtigsten Aussagen schnell erfassen kann.
Bisher habe ich folgende Inhalte bzw. Ergebnisse erarbeitet:
[Inhalte / Ergebnisse einfügen]
Bitte schlage mir drei geeignete Darstellungsformen (z. B. Diagramme, Infografiken oder andere Visualisierungen) vor, mit denen sich diese Inhalte besonders klar kommunizieren lassen.
Erkläre für jede Darstellungsform kurz, warum sie für diese Art von Informationen geeignet ist und welche Erkenntnis sie besonders gut sichtbar macht.
Beschreibe außerdem jeweils konkret, wie die Grafik aufgebaut sein sollte (z. B. Achsen, Elemente, Beschriftungen oder Struktur der Darstellung).2. KI als Generator für Symbolbilder, Icons etc.
Während KI bei der inhaltlichen Strukturierung als Denkpartnerin dient, kann sie in der Gestaltung eine ganz andere Rolle übernehmen: als Generatorin für visuelle Elemente. Leistungsfähige Bildmodelle können heute bereits Grafiken und visuelle Übersichten erzeugen, die grundsätzlich auch direkt in Präsentationen eingesetzt werden könnten. In der Praxis zeigen sich jedoch noch häufig Schwächen, insbesondere bei der Darstellung von Texten innerhalb der Bilder. Zudem kann es mitunter mehrere Iterationen benötigen, bis ein Ergebnis entsteht, das sowohl inhaltlich als auch gestalterisch überzeugt.
Ein pragmatischer Ansatz besteht daher darin, die Bildgenerierung gezielt auf einzelne grafische Elemente zu beschränken. Besonders geeignet sind Symbolbilder und Icons, da sie die visuelle Sprache einer Präsentation prägen, ohne dass zentrale Inhalte wie Texte oder Zahlen fest in der Grafik verankert werden. Auf diese Weise bleibt der eigentliche Text weiterhin im Präsentationstool und kann dort schnell angepasst oder von anderen Personen bearbeitet werden.
Symbolbilder können beispielsweise als Hintergrundelemente dienen oder zur grafischen Aufwertung einzelner Aussagen eingesetzt werden. Sie unterstützen die visuelle Struktur einer Folie und helfen dabei, Inhalte intuitiver zugänglich zu machen.
Moderne KI-Modelle sind zudem in der Lage, bestehende Gestaltungsstile zu analysieren und darauf aufbauend neue Grafiken zu erzeugen. So kann etwa eine Vorlage oder Inspirationsgrafik in ein Modell eingespeist werden, das anschließend weitere Icons oder Bildelemente im gleichen Stil generiert. Auf diese Weise lässt sich eine konsistente Bildsprache entwickeln, die die Argumentation der Präsentation visuell unterstützt.
Darüber hinaus eignet sich bildgenerierende KI auch zur Erstellung individueller grafischer Elemente wie Stempel, Hinweisschilder oder andere visuelle Marker. Auch wenn urheberrechtliche Fragen bei KI-generierten Bildern derzeit noch nicht abschließend geklärt sind, sind die rechtlichen Risiken bei der Nutzung solcher eigens erzeugten Bildelemente in der Regel deutlich geringer als bei der ungeprüften Verwendung von Bildern aus dem Internet.
Promptbeispiel
Erstelle eine Grafik eines roten Gummistempels mit der Aufschrift „AI GENERATED“.
Der Stempel soll wie ein echter Stempelabdruck aussehen: leicht unregelmäßig, mit leicht abgenutzter Textur und kräftiger roter Stempelfarbe. Runde Stempelform, klare Großbuchstaben, hoher Kontrast. Minimalistischer Stil, geeignet als visuelles Element für Präsentationsfolien. Transparenter Hintergrund, freigestellte Grafik.3. KI zur Erstellung von Diagrammen
In vielen Unternehmenspräsentationen spielt die Aufbereitung von Daten eine zentrale Rolle. Diagramme und grafische Auswertungen dienen dabei nicht nur der Illustration, sondern sind häufig das zentrale Argumentationsmittel einer Folie. Gleichzeitig stoßen die Diagrammfunktionen klassischer Office-Produkte schnell an ihre Grenzen. Aus diesem Grund ist es in der Praxis verbreitet, Zusatzsoftware wie etwa Think-cell einzusetzen, um professionellere und visuell ansprechendere Diagramme zu erstellen.
Eine alternative Möglichkeit ergibt sich aus einer Eigenschaft moderner KI-Sprachmodelle: Sie sind in der Lage, funktionsfähigen Programmcode zu schreiben. Dieses Potenzial lässt sich auch für die Erstellung von Datenschaubildern nutzen. Anstatt ein Diagramm direkt in PowerPoint zu erstellen, kann die KI angewiesen werden, eine kleine HTML-Webseite mit integriertem JavaScript-Code zu generieren. Der Code greift dabei auf frei verfügbare Visualisierungsbibliotheken wie Apache ECharts, Plotly.js oder Chart.js zurück. Auf diese Weise lassen sich auch Diagrammformen erzeugen, die in klassischen Präsentationstools nur schwer oder gar nicht umsetzbar sind, etwa Sankey-Diagramme, Sunburst-Diagramme, Radar-Charts oder Heatmaps.
Promptbeispiel
Erstelle eine vollständige HTML-Webseite mit integriertem JavaScript-Code, die ein professionelles Wasserfall-Diagramm darstellt.
Nutze dafür die frei verfügbare JavaScript-Bibliothek Plotly.js: https://plotly.com/javascript/waterfall-charts/
Inhaltlich soll das Diagramm zeigen, wie sich ein Umsatzzuwachs aus mehreren Maßnahmen zusammensetzt. Prüfe bitte alle Werte vor Ausgabe. Gib den vollständigen HTML-Code aus.
Daten:
Ausgangsumsatz: 10,0 Mio. EUR
Neue Kund:innen: +1,2 Mio. EUR
Werbung: -0,4 Mio. EUR
Internationalisierung: +0,9 Mio. EUR
Rabattaktionen: -0,3 Mio. EUR
Endumsatz: 11,4 Mio. EURDas resultierende Diagramm wird anschließend im Browser dargestellt. Von dort kann es beispielsweise als Screenshot übernommen oder – je nach Bibliothek – direkt als Bilddatei exportiert werden. Diese Grafik lässt sich anschließend problemlos in ein Präsentationstool wie PowerPoint einfügen und dort weiterverwenden.
Ein zusätzlicher Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass sich Gestaltungsrichtlinien relativ einfach berücksichtigen lassen. Corporate-Design-Vorgaben wie Farben, Schriftarten oder Linienbreiten können entweder bereits im Prompt beschrieben oder direkt im generierten Code verankert werden, etwa über CSS- oder JavaScript-Vorgaben oder -Anpassungen. Auf diese Weise lassen sich Datenschaubilder erzeugen, die sowohl funktional als auch visuell in das Erscheinungsbild der Präsentation passen.
Promptbeispiel
Designanforderungen:
- Schriftart: Arial
- positive Effekte: dunkles Blau (#2166AC)
- negative Effekte: dunkles Rot (#E3120B)
- Totalbalken: dunkles Grau (#A2AAAD)
- Gridlines: sehr helles Grau (#E6E6E6)
- Einheiten: Mio. EUR
- Beschriftung der Werte direkt über den Balken4. KI zur Erstellung von PPT-Grafiken über Textausgabe (SVG-Trick)
Die Fähigkeit von Sprachmodellen, Programmcode zu erzeugen, lässt sich auch für die Erstellung von Präsentationsgrafiken nutzen. Während im vorherigen Beispiel Diagramme über HTML und JavaScript generiert werden, basiert dieser Ansatz auf dem Bildformat SVG (Scalable Vector Graphics). Ähnlich wie bei HTML-Dokumenten wird das Aussehen der Grafik dabei über sogenannte Markups beschrieben. Hinter einer SVG-Datei steht also im Grunde ein Textcode, der die einzelnen grafischen Elemente – etwa Linien, Formen oder Flächen – exakt definiert.
Sprachmodelle sind in der Lage, solchen SVG-Code direkt zu erzeugen. Der generierte Code muss anschließend lediglich in einen Texteditor kopiert und als Datei mit der Endung „.svg“ gespeichert werden. Diese Datei kann dann wie ein gewöhnliches Bild in eine Präsentation eingefügt werden.
Promptbeispiel
Erstelle eine minimalistische SVG-Grafik für eine Management-Präsentation. Die Grafik soll wie eine typische Prozessdarstellung in einer Unternehmenspräsentation wirken:
- Fünf gleich große, abgerundete Rechtecke (Füllfarbe: #E8F1FA) in einer horizontalen Reihe
- Gleichmäßige Abstände zwischen den Elementen
- Jedes Rechteck enthält einen kurzen Platzhaltertext („Step 1“, „Step 2“, „Step 3“, „Step 4“, „Step 5“; Textfarbe: #333333; Schriftart: Arial)
- Zwischen den Rechtecken sollen schlanke Pfeile nach rechts zeigen, sodass ein klarer Prozessfluss entsteht.Das SVG-Format bietet dabei zwei wesentliche Vorteile: Zum einen handelt es sich nicht um ein klassisches Pixelbild, sondern um eine Beschreibung von Vektoren. Dadurch lässt sich die Grafik beliebig skalieren, ohne dass Qualitätsverluste entstehen. Selbst bei sehr großen Darstellungen oder beim Druck bleibt die Grafik scharf und klar. Zum anderen ähnelt die interne Struktur von SVG-Grafiken stark den Formen, die in PowerPoint verwendet werden. Deshalb können SVG-Dateien in PowerPoint in einzelne Formen umgewandelt werden. Dazu wird die SVG-Datei zunächst in die Präsentation eingefügt und anschließend entgruppiert oder über die Funktion „In Form konvertieren“ im Menü „Grafikformat“ umgewandelt. Die Grafik besteht danach aus editierbaren PowerPoint-Elementen und kann wie jede andere Form weiter angepasst werden.
5. KI für den SmartArt-Trick
In PowerPoint sind SmartArt-Grafiken ein häufig genutztes Werkzeug, um Inhalte schnell visuell zu strukturieren. Sie ermöglichen es, aus einfachen Listen automatisch grafische Darstellungen wie Prozessdiagramme, Hierarchien oder Aufzählungsstrukturen zu erzeugen. Allerdings stoßen SmartArt-Grafiken in der praktischen Nutzung oft an Grenzen. Anpassungen sind nur eingeschränkt möglich, und Änderungen an Größe oder Layout führen häufig dazu, dass Schriftgrößen und Abstände automatisch mitskaliert werden. Dadurch entsteht nicht selten ein visuell unausgewogenes Erscheinungsbild.
Dennoch lassen sich SmartArt-Grafiken auf eine andere Weise produktiv nutzen. Besonders hilfreich sind sie, um schnell eine größere Anzahl an Formen anzulegen. Im SmartArt-Editor können einzelne Elemente einfach als Liste eingegeben werden. PowerPoint erzeugt daraus automatisch eine Reihe von Boxen oder anderen grafischen Elementen mit Text.
Im nächsten Schritt kann die SmartArt-Grafik in reguläre PowerPoint-Formen umgewandelt werden. Dazu wird sie entweder entgruppiert oder über die Funktion „SmartArt-Design > Konvertieren > In Formen konvertieren“ transformiert. Die einzelnen Elemente sind anschließend vollständig frei bearbeitbar. Auf diese Weise dient SmartArt lediglich als schneller Generator für Formen, während das endgültige Layout anschließend flexibel weiterentwickelt werden kann.
An dieser Stelle kann KI unterstützend eingesetzt werden: Sprachmodelle können beispielsweise längere Texte oder Dokumente analysieren und daraus die wichtigsten Schlagwörter oder Kernaussagen extrahieren. Diese lassen sich anschließend direkt als Liste in den SmartArt-Editor übernehmen. Auf diese Weise entstehen sehr schnell strukturierte Grafikelemente mit passenden Beschriftungen, die dann in native PowerPoint-Formen umgewandelt werden können.
6. KI für Text-to-Slide-Automatisierung
Viele moderne KI-Chatbots sind heute in der Lage, direkt PowerPoint-Folien zu erzeugen. Technisch geschieht dies häufig dadurch, dass im Hintergrund ausführbarer Code generiert wird, etwa in Python, der anschließend automatisch eine Präsentation erstellt, strukturiert und formatiert. In der Praxis ist diese Möglichkeit jedoch nicht in allen Arbeitsumgebungen verfügbar. Gerade in Unternehmen gelten häufig strenge IT- und Compliance-Vorgaben, sodass externe KI-Tools nur eingeschränkt eingesetzt werden dürfen. Stattdessen kommen interne Chatbot-Lösungen zum Einsatz, die zwar Texte generieren können, aber keine Präsentationen direkt als PowerPoint-Datei erzeugen.
Für diese Situation bietet sich ein pragmatischer Workaround an. Der Chatbot erstellt nicht unmittelbar die Präsentation selbst, sondern generiert ein passendes VBA-Skript. Dieses Skript kann anschließend direkt in PowerPoint eingefügt und ausgeführt werden. VBA („Visual Basic for Applications“) ist bereits in Microsoft Office integriert und ermöglicht es, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. Dazu gehört unter anderem das Anlegen neuer Folien, das Einfügen von Texten sowie grundlegende Formatierungen. Auf diese Weise bleibt der gesamte Erstellungsprozess innerhalb der Office-Umgebung, während der Chatbot lediglich als Generator für den benötigten Programmcode dient.
Um ein solches Skript auszuführen, wird zunächst PowerPoint geöffnet und eine neue oder bestehende Präsentation ausgewählt. Anschließend wird der VBA-Editor über die Tastenkombination ALT + F11 gestartet. Dadurch öffnet sich das Entwicklungsfenster für die Programmierung innerhalb von Microsoft Office.
Im VBA-Editor wird anschließend ein neues Modul angelegt. Dies geschieht über den Menüpunkt „Einfügen“ und die Auswahl „Modul“. In dieses Modul wird der vollständige Code eingefügt, den der Chatbot zuvor erzeugt hat.
Nach dem Einfügen kann das Skript direkt ausgeführt werden. Dies erfolgt entweder über den Menüpunkt „Ausführen“ oder über die Taste F5. PowerPoint verarbeitet daraufhin den Code und erzeugt automatisch die entsprechenden Folien in der Präsentation.
Sobald das Skript vollständig durchlaufen ist, stehen die generierten Folien in PowerPoint zur Verfügung. Sie können anschließend wie jede andere Folie weiterbearbeitet, gestaltet und in die eigene Präsentation integriert werden.
7. KI für den Feinschliff und als Lektorin
Analog dazu, dass KI bereits in der Vorbereitung einer Präsentation als Ideengeberin genutzt werden kann, lässt sie sich auch im Nachgang für den Feinschliff einsetzen. In dieser Phase übernimmt sie die Rolle einer Lektorin und Sparringspartnerin, die dabei hilft, Sprache, Argumentation und inhaltliche Konsistenz der Präsentation zu verbessern.
A. Sprache prüfen
Ein erster Einsatzbereich ist die sprachliche Überprüfung. Zwar verfügen Office-Produkte über integrierte Rechtschreibprüfungen, diese stoßen jedoch insbesondere bei komplexeren grammatikalischen Strukturen oder stilistischen Fragen an ihre Grenzen. Hier kann KI zusätzliche Unterstützung leisten, indem sie den gesamten Text der Präsentation noch einmal überprüft. Dazu kann die Präsentation beispielsweise als PDF exportiert oder der Text als Datei in einen Chatbot geladen werden. Die KI kann anschließend auf mögliche sprachliche Fehler hinweisen und Vorschläge für präzisere oder überzeugendere Formulierungen machen. Selbst wenn Rechtschreibung und Zeichensetzung bereits korrekt sind, lassen sich häufig noch stilistische Verbesserungen identifizieren, die die Klarheit und Wirkung der Aussagen erhöhen.
Promptbeispiel
Bitte überprüfe den folgenden Präsentationstext auf sprachliche Qualität.
Achte dabei insbesondere auf:
1. Rechtschreibung und Grammatik
2. unklare oder umständliche Formulierungen
3. zu lange oder schwer verständliche Sätze
4. Füllwörter oder unnötige Wiederholungen
5. Möglichkeiten, Aussagen prägnanter und überzeugender zu formulieren
Schlage konkrete Verbesserungen vor. Formuliere die überarbeiteten Sätze so, dass sie klar, prägnant und gut für Präsentationsfolien geeignet sind.B. Fakten checken und Vollständigkeit sicherstellen
Darüber hinaus kann KI helfen, die inhaltliche Konsistenz der Präsentation zu prüfen. Sprachmodelle sind gut darin, Argumentationsstrukturen zu analysieren und mögliche Unstimmigkeiten aufzudecken. So kann die Präsentation daraufhin überprüft werden, ob zentrale Aussagen ausreichend begründet sind, ob die dargestellten Fakten plausibel erscheinen und ob die Argumentation insgesamt schlüssig aufgebaut ist. In diesem Zusammenhang kann die KI auch Hinweise darauf geben, welche Aussagen noch einmal überprüft oder mit zusätzlichen Quellen belegt werden sollten und an welchen Stellen Argumentationslücken bestehen könnten.
Promptbeispiel
Bitte prüfe die Inhalte kritisch auf Fakten, Plausibilität und Vollständigkeit.
Achte insbesondere auf folgende Punkte:
Sind die zentralen Aussagen logisch nachvollziehbar und ausreichend begründet?
Gibt es mögliche Unstimmigkeiten oder Widersprüche in der Argumentation?
Welche Aussagen wirken unsicher, unpräzise oder sollten mit Quellen belegt werden?
Gibt es wichtige Aspekte oder Perspektiven, die in der Argumentation fehlen könnten?
Gib mir eine strukturierte Rückmeldung mit:
1. möglichen Faktenrisiken oder fraglichen Aussagen
2. Stellen mit unklarer oder schwacher Argumentation
3. Vorschlägen, welche Punkte zusätzlich geprüft oder ergänzt werden solltenC. Kritische Rückfragen simulieren
Schließlich kann KI auch dazu genutzt werden, kritische Rückfragen zu simulieren. Da Präsentationen in der Regel darauf abzielen, ein Publikum zu überzeugen, ist es sinnvoll, mögliche Einwände bereits im Vorfeld zu antizipieren. In der Rolle einer kritischen Zuhörerin kann die KI typische Rückfragen formulieren, Schwachstellen in der Argumentation aufzeigen oder alternative Perspektiven einbringen. Auf diese Weise entsteht ein zusätzlicher Reflexionsschritt, der dabei hilft, die Präsentation robuster und überzeugender zu gestalten.
Promptbeispiel
Versetze Dich in die Rolle einer kritischen Zuhörer:in im Publikum. Ziel ist es, mögliche Einwände frühzeitig zu erkennen und die Argumentation robuster zu machen:
1. Formuliere fünf mögliche kritische Rückfragen zu meiner Argumentation.
2. Zeige auf, welche Schwachstellen oder unklaren Punkte hinter diesen Fragen stehen könnten.
3. Schlage kurz vor, wie ich diese Einwände in der Präsentation adressieren oder vorwegnehmen kann.Abschließend bleibt eine einfache Erkenntnis: Vielleicht liegt der größte Effekt von KI bei Präsentationen nicht darin, Folien automatisch zu erzeugen. Sondern darin, dass sie uns wieder stärker auf das konzentriert, was wirklich zählt: Klare Gedanken, gute Argumente und eine überzeugende Geschichte.